Архивный отдел администрации, основные задачи и функции
Основные задачи и функции Архивного отдела
Основными задачами Архивного отдела Муниципального образования являются:
- обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, хранящихся в Архивном отделе;
- комплектование Архивного отдела архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение в соответствии с его профилем;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на информацию, содержащуюся в архивных документах, организация использования архивных документов;
- организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Основные функции Архивного отдела Муниципального образования
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
- осуществляет хранение архивных документов;
- осуществляет государственныйучет архивных документов, хранящихся в Архивном отделе;
- принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности;
- разрабатывает и по согласованию с архивом субъекта РФ представляет на утверждение Администрации списки организаций – источников комплектования Архивного отдела, ведет систематическую работу по
уточнению этих списков;
- организует отбор и осуществляет прием архивных документов на хранение;
- представляет в государственный архив субъекта Российской Федерации по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в Архивном отделе фондах;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в Архивном отделе, по результатам которой представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива субъекта Российской Федеркции акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- вносит предложение о передаче архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных
образований в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством субъекта Российской Федерации;
- создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, находящимся на хранении в Архивном отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
- разрабатывает и формирует электронные справочно-информационные системы по архивным документам Архивного отдела;
- информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании архивных документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на
документную информацию;
- обеспечивает популяризацию архивных документов в средствах массовой информации (радио и телевидении, в периодической печати), путем экспонирования на выставках;
- в установленном порядке представляет архивные документы, хранящиеся в Архивном отделе, органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;
- исполняет тематические, социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
- осуществляет организационно-методическое руководство работой архивов организаций, организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования;
- ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Муниципального образования по личному составу хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района/городского округа;
- разрабатывает проекты нормативных и распорядительных правовых актов Администрации в сфере архивного дела и делопроизводства;
- принимает участие в разработке региональных программ в части развития архивного дела;
- осуществляет обследование состояние условий хранения документов в архивах организаций – источников комплектования Архивного отдела и других организаций независимо от формы собственности, находящихся в
зоне комплектования Архивного отдела;
- информирует Администрацию муниципального образования, государственный архив субъекта Российской Федерации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела;
- проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и
унифицированных систем документации;
- осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций;
- создает экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов;
- проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) источников
комплектования;
- рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации, поступившие от организаций описи дел постоянного хранения.
Рассматривает и согласовывает описи дел по личному
составу организаций, документы которых подлежат приему в Архивный
отдел;
- изучает и обобщает практику работы архивов организаций, а также
организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их
положительный опыт;
- проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по
вопросам организации и методики работы архивов организаций и
организации документов в делопроизводстве, а также деятельности
экспертных комиссий;
- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием
граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела;
- выполняет государственные (переданные) и муниципальные услуги в
сфере архивного дела;
- обеспечивает защиту персональных данных;
- внедряет в практику работы Архивного отдела нормативнометодические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и
поиска документной информации, передовой опыт работы;
- осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных
ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники
безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также
антитеррористической защищенности;
Для получения услуг Архивного отдела перейдите по ссылке в Администрацию Муниципального образования и выберите подразделение Архивного отдела.
Задачи и функции архивного отдела;
Бесплатная юридическая помощь гражданам;